第一章  总  则

第一条  为推进我所档案管理工作制度化、规范化、现代化建设，充分发挥档案资料的作用，依据《中华人民共和国档案法实施办法》有关内容，制定本管理办法。

第二章  档案管理

第二条  文书档案管理

1、文书档案归档、不归档范围

见附表1、附表2。

2、归档要求

（1）归档的文件材料原则上应是原件，特殊情况只能归非原件时，归档人员需做必要的文字说明。

（2）案卷内容要齐全、准确；认真填写《归档文件目录》、《备考表》，页码、件数等要完整无误。同时填写《档案移交（接收）登记簿》一式三份，随档案交二份，文秘部门保留一份。

（3）如是声像材料，必须要准确地附有相应的文字说明。

（4）如归光盘等电子档案，必须配有光盘使用说明。

3、立卷和管理

（1）案卷题名要简明、确切、无疏漏，且书写整齐，案卷装订要结实美观。

（2）卷脊的年代、保管期限和案卷顺序号，要准确、清晰、明了。

（3）认真核对《档案移交（接收）登记簿》，检查确无遗漏后，及时移入库房保管。

第三条  财务档案管理

财务档案是我所在各项工作中形成的财务凭证，必须严格执行安全和保密制度，不得毁损、散失和泄密，必须进行科学、合理、妥善的保管。

1、对由财务科指定专人或兼职人员整理移交的财务档案，进行整理、立卷、归档和妥善保管。

2、财务档案在整理立卷时，按会计报表、会计帐簿、会计凭证分别立卷。保管期限分为两类：永久和定期（其中定期分为：3年、5年、10年、15年和25年。注：财务档案的保管期限，是从会计年度终了后的第一天算起。）。会计凭证类除涉及外事的会计凭证需永久保存，其余为定期；会计帐簿为定期，保管期限为15至25年；会计报表中的年度会计决算为永久保存，包括文字分析材料。其余报表为定期。由财务人员根据有关法规和实际需要确定保管期限。

3、案卷装订要整齐，封皮标记要明了、清晰、完整，入库案卷的排放规律有序，便于查找。

4、对已整理立卷的财务档案卷宗，为便于使用，暂由财务科保管一年，期满后填写《档案移交（接收）登记簿》一式二份（一份财务部门留存，一份交档案部门），移交档案部门集中保管。

5、财务档案在移交时，应按财务科填写的《档案移交（接收）登记簿》，对档案卷宗进行清点后入库保管。

6、对接收保管的财务档案，原则上应保持原来卷、册的封装，个别如需要拆封重新整理的，应由财务科和档案管理人员共同拆封，进行整理，以便分清责任。

7、撤消、合并单位和建设工程完工后的财务档案，应由财务科及时收集、整理立卷，并按规定办理交接手续。

第四条  科技档案管理

根据国家《科学技术档案工作条件》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法律、法规，结合我所科学技术活动的实际情况，并注意与原档案管理的衔接，我所的科技档案种类有：课题档案（包括国家课题、横向课题、所预研项目课题）；科研管理、专业会议及学术活动档案；情报编辑档案；声像档案和仪器设备档案。

1、科研课题档案

1）科研课题档案的管理与要求

（1）科研档案的质量要求

①科研文件制作材料必须益于长期保存（所有纸制文件、边注、实验记录等，不允许使用圆珠笔、铅笔及易褪色书写材料书写）。

②文件材料内容要准确、完整（如责任人签字、盖章、日期的年、月、日、附件等）。

③文件材料纸质载体规格为标准A4纸，在左侧留有不小于15 mm的装订余量。

④归档用的光盘要选用合格产品，以利于长期保管和重复使用，必要时可存两份，留作备份。

2）科研课题文件的归档

根据科研处制定的《科研项目研究计划》，我所的科研课题有国家计划科研项目（指上级主管部门正式下达的各级指令性科研项目，包括省、市科委下达的项目）、横向委托科研项目（指各级企、事业单位、大专院校委托研究开发的科研项目，包括课题组自行联系承揽的技术服务、技术开发、技术转让及技术咨询项目等）、所预研项目。

（1）归档范围

科研课题档案按课题准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段分别组织归档材料。具体归档范围见附件（附表3）。

（2）归档时间

科研文件材料应在课题完成三个月内归档，课题结束时间应由课题管理部门决定并及时通知课题负责人和档案管理人员。

（3）归档要求和手续

①归档文件材料要按课题材料形成阶段进行立卷，并加以明确标注，装订成册后填写移交清单和《技术档案分类目录》。

②我所与外单位合作、协作完成课题的文件的归档，凡以我所为主的，应将全部课题文件材料整理归档，以外单位为主的，原则上只将自己承担任务的有关部分整理归档。与院内其它所、中心之间的合作项目，我所保留完成内容材料原件，将复制件送交主持单位。

③科研课题归档文件材料必须是原件，不是原件的要作文字说明。属于长期和定期保管的归档一套，永久保管的归档两套（正卷和副卷），正卷由原件（原稿）组成，副卷由复制件组成。

④项目或课题负责人，在课题任务结束后，在科研管理部门索取“科研课题文件归档简介”和“科研课题文件材料移交清单”，并认真逐项填写。

⑤为了保证科研课题材料的完整、准确、系统，在课题材料归档前，课题负责人、研究室负责人和科研处要对归档材料进行审查，并签署意见，然后到档案部门办理移交手续。档案管理人员检查合格后在“科研课题文件材料移交清单”上签字。该清单一式2份，档案部门留一份备案，另一份返回科研管理部门，作为课题结束依据。

3）科研档案的立卷和管理

（1）立卷

①按国家标准GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》组卷。

②按科研项目、课题完成时间排列、编制全宗档号。按学科、专业进行分类、编制检索目录。

③及时对立卷后产生和形成的文件（评奖申报材料、奖励证书、推广使用意见、证明等）进行补充。

（2）保管

案卷入库时，认真核实案卷编号与检索目录、检索卡片是否相同。确实保持案卷处于良好的保管状态，借、查阅后，认真进行检查、整理，出现破损必须及时进行修复。严格执行我所制定的借阅制度及借阅手续。

（3）科研课题档案的统计与开发

科研课题档案的统计与开发应遵守国家有关法规、上级档案部门规定和要求，立足本单位，面向科研，面向社会，为经济建设和科技兴林提供良好的服务。

2、科研管理、专业会议及学术活动档案；科技情报编辑档案；声像档案归档范围见附表5。归档时间、立卷和管理等要求同科研课题档案管理。

第五条  基本建设档案

归档范围：

1、上级下达的基本建设工程计划、设计任务书、建设项目的调查报告和设计图、批准设计的文件和图纸。

2、勘探报告及水文、地质、地形、地震等设计基础材料。

3、初步设计、技术设计的图纸及说明书、土地征购的协议书。、

4、批准施工的文件、工程协议、概算、预算、决算等材料。

5、施工和安装图样及设计修改变更等材料。

6、全套峻工图纸及工程验收文件。

7、工程改建、扩建，使用维修所形成的图纸及文件材料。

第六条  专利技术档案

申报专利的全套技术资料、申报材料、专利证书（原件）经科研处登记后，交档案部门存档。

第三章  档案借阅

第七条  档案借、查阅

1、我所库存档案，原则上只提供我所工作人员在档案室查阅，特殊情况需外借时，要严格履行借阅手续。

2、借、查阅各类档案，均需认真如实填写借阅登记；档案在借出和归还时，借阅人员和管理人员要对卷宗进行详细核对。借、查阅秘密级以上科研档案时，必须有主管所长签字同意后方可借、查阅经批准的内容。

3、原则上档案不允许复制，如工作需要必须复制时，要在借、查阅登记表中写明理由，未经同意不得复制。

4、凡是借出的档案卷宗，要妥善保管，不得转借、污损，不得有任意拆开卷宗、更改、剪裁、抽取、拆换卷宗内文件等损毁情况。

5、借出的档案不准私自复制和转借他人。如需复制或其他人确实需要连续使用时，必须经档案管理人员允许，并办理续借手续。

6、文档材料借出时间，最长不得超过两周，科研档案借出时间最长不得超过一个月。如需继续使用，必须带卷办理续借手续，如不办理续借手续，档案管理人员有权提请所在单位批评指正。

7、如有损坏、丢失等情况，及时报告主管领导，以便及时补救，妥善解决。

8、外单位人员查阅哈林机所档案，必须持查阅人单位介绍信，经哈林机所主管部门负责人批准后方可查阅。

9、审批单见附表6。

第八条  档案的借阅内容

1、科研课题档案

（1）在职科研人员，可以根据工作需要查阅本人完成的课题档案材料；在职工作人员需查阅他人完成的课题档案时，首先经课题完成人（在职）同意并签字后，提请科研处并报主管所领导批准，方可借阅；查、借阅已故或退休人员完成的课题档案时，提请科研处并报主管所领导批准，方可借、查阅。

（2）借阅人应负责保管其所借阅档案的完整和安全，严禁在档案上乱改、乱画、毁坏等。且未经同意不得复制。

（3）科技档案归还时，档案人员要仔细清点，检查无误后，方可接收。如发现借出的科技档案有涂改、缺失现象，应查明原因，问题严重的报请科研处或所领导查处。

（4）底图一般不借出，如工作需要，经专管部门同意后可进行晒图。

（5）我所离退休人员、外单位人员查阅我所任何科研档案，均需提请科研处并报主管所领导批准，方可查阅，不借阅。

（6）无论何人需查阅科研课题档案，均需执有《科研课题档案借阅审批单》，并填写《借阅档案登记簿》。

2、财务档案

（1）财务档案原则上只供我所财务科工作人员在档案室查阅，不予借出。个别需要借出的，需认真填写财务档案借查阅登记；

（2）非财务人员查阅会计档案，向财务科申请，经财务科和主管所长批准，由财务科按规定办理查阅；

（3）财务档案原则上不许复印，如工作需要确实要复印的，必须在借阅登记表中详细写明原因和理由；

（4）借出的档案应及时归还，不准私自复制和转借他人。如需复制或其他人确实需要继续使用时，需办理借阅登记手续。

第九条  档案的补充和修改

档案材料的补充和修改，直接关系到经营管理和科研活动，是档案管理的重要组成部分。

1、要修改补充已归档的文档和科研课题图纸、材料，必须要有该部门主管领导批准的修改补充通知单。

2、修改内容较小时，可发送变更通知单；采用杠改或刮改时，应在修改处注修改标记，并履行相应的审核手续。

3、课题图纸修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废，新图纸列入原图纸目录，并注明代替原来图图号；作废的图纸应注明新图纸的编号，根据需要另行保管。

4、设备的更新、改造，建筑物的改或扩建形成的新图纸资料，必须列入原卷内，并列入目录。需要剔出的，写明原因，履行相应的审批手续，可根据需要另行保管。

第四章  鉴定销毁

第十条  库存档案应定期进行保管期限的核查，对已过保存期限的、且确无保存价值的档案及时进行清理、鉴定、销毁。

第十一条  科技档案鉴定销毁工作要在所主管领导指挥下，由科研管理人员、相关门类专家、档案人员和保密人员组成鉴定小组，并聘请上级档案管理部门专家指导按程序进行。

第十二条  鉴定销毁程序

1、组成由主管领导、上级档案管理部门、有关学科专家、所档案部门领导和档案管理人员参加的档案鉴定小组。

2、由档案管理人员按档案管理期限对该销毁档案进行整理，编写销毁清单并提出销毁申请（财务档案由财务科完成，设备档案由设备管理人员和档案管理人员共同完成）。

3、鉴定小组按销毁清册对需要销毁档案进行严格审查、鉴定，并填写“档案鉴定表”及鉴定工作报告。

4、经审查、鉴定后，已确定销毁档案的清册，必须要有单位主管领导审查、签批。

5、销毁档案时，必须有主管领导、相关门类档案部门领导、档案管理等人员等共同监销（财务档案应有同级审计部门人员参加）。

6、监销人员在销毁档案前，必须认真进行清点核对；销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。

7、销毁清册必须一式两份，一份报上级档案管理部门备案，一份列为永久卷宗，留在所里保存。

第五章  档案库房管理

第十三条  档案库房门、窗要坚固、密封，符合有关要求，锁具应安全、灵活。

第十四条  库房内严禁烟火，严禁存放易燃、易爆、易污染及一切有害档案安全的物品。

第十五条  库房严格按“七防”（防火、防盗、防尘、防虫、防鼠、防潮、防高温）要求进行管理。

第十六条  库内必须配置灭火器材、防虫防鼠药剂等。并定期进行检查、补充、更换，及时消除安全隐患。

第十七条  库房钥匙必须由档案管理人员专人保管，无关人员不得擅自进入库房。除档案管理人员外，进入库房人员，必须进行登记。

第十八条  定期开门、窗通风；定期打扫库房卫生。高温、高湿季节尽可能减少开门次数，必须调取档案时，尽可能缩短开门时间，必要时配置除湿设备。

第十九条  认真做好库房的温、湿度记录(一般情况每周一次，高温高湿季节每日一次)。

第六章  附  则

第二十条  本办法自批准后施行。


附件1

文书档案归档范围

总则

凡是反映本所工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

上级单位的文件、材料

1．上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

2．上级单位颁发的属于本所主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本单位主管业务，但需要贯彻执行的法规性文件；

3．上级单位领导视察、检查我所工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录相、软盘、光盘等材料；

4．上级单位转发本所的文件（包括报纸、刊物转载）。

本单位的文件、材料、同级单位和非隶属单位的文件材料

  1. 所党委、工会、共青团召开的党（团）员代表大会、工会代表大会（职代会）的全套会议文件以及各种声像材料；

  2. 所党委、行政领导会议文件材料和会议记录、会议纪要；本所召开的工作会议、专业会议材料以及会议纪要等；

  3. 本所颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；

  4. 本所的请示与上级单位的批复文件，下级部门的请示与本所的批复文件；

  5. 本所及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；

  6. 反映本所业务活动和科学技术管理的专业文件材料；

  7. 本所检查下级工作，调查研究形成的重要文件材料；

  8. 本所或本单位汇总的统计报表和统计分析资料；

  9. 本所形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；

10．本所党委、团支部、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

11．内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本所处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料；

12．所领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话、传真记录，从外单位带回的与本所有关的未经文书处理登记的文件材料；

13．本所直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；

14．本所成立、合并、更改名称、启用印信及其组织篇则、人员编制等文件材料；

15．本所制订的工作条例、章程、制度等文件材料；

16．本所的历史沿革、大事记、年鉴，反映本所重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义的凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

17、本所干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人名册、报表、纪律检查、治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、评残、抚恤、死亡等工作和干部奖惩等文件材料；

18．本所办理的干部、工作转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根；

19．本所财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

20．本所编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

21．本所与有关单位单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

22．各种普查工作中形成的文件材料；

23．按有关规定应归档的死亡干部档案材料。

  1. 同级单位和非隶属单位颁发的非本所主管业务但需要执行的法规性文件；

  2. 有关业务单位对本所工作检查形成的重要文件；

  3. 同级单位和非隶属单位与本所联系、协商工作的重要来往文件。

附件2

文书档案的不归档范围


上级单位的文件材料

  1. 上级单位任免、奖惩非本所工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；

  2. 上级单位发来供工作参与的抄件；

  3. 上级单位征求意见未定稿的文件。

本所的文件材料

  1. 重份文件；

  2. 无查考利用价值的事务性、临时性文件；

  3. 未经会议讨论、领导审阅、鉴发的未生效文件、一般性文件的历次修改稿、文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

  4. 从正式文件、其他途径摘录的供工作参阅的非证明材料；

  5. 无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；

  6. 所内互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

  7. 本所负责人兼任外单位职务形成的与本所无关的文件材料；

  8. 为参考目的从各方面收集的文件材料。

同级单位和隶属单位的文件材料

  1. 参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无考查价值的文件材料；

  2. 非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

下级文件材料

  1. 下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；

  2. 越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；

  3. 下级抄报备案的一般性文件材料。



附件3

文书档案保管期限表

档案内容

保管期限

会

议

材

料

1、党的代表大会及工会、共青团、职工代表大会

通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录音（像）等文件材料。

永久

贺信、贺电、讨论未通过的文件

长期

小组会议记录、参考文件、会议服务机构的计划、总结等

短期

2、所党委、工会、共青团、全体委员会、所长办公会、所务会以及所召开的工作会议和重要的专业会议

公报、决议、决定、通知、日程、报告、领导人讲话、会议记录、会议纪要、讨论通过的文件、重要的声像材料。

永久

典型材料、代表发言、简报等。

长期

讨论未通过的文件材料、小组会议记录、参考材料等。

短期

3、一般专业会议

会议纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料

长期

典型材料、代表发言、简报

短期

4、上级单位召开的重要会议

主要文件材料

长期

其它文件材料

短期

上级单位颁发的文件材料

5、上级单位颁发的文件材料

直属上级单位颁发的、属本所主管业务的和非直属上级单位颁发的针对本所主管业务并要执行的重要文件材料。

永久

直属上级单位颁发的属本单位主管业务并要执行的一般文件材料

长期

其它需要执行的文件材料

短期

6、上级单位视察、检查本所工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料

永久

7、所制发的（包括与其它单位联合制发的）文件材料

重要业务问题的

永久

一般业务问题的

长期

事务性有参考价值的

短期

8、所专题、典型的调查报告

重要的

永久

一般的

短期

9、反映所工作活动的文件材料

所主要职能活动、年度和年度以上的重要专题的工作总结、报告；年度和年度以上的所计划、规划、控制数字；汇总的、年度和年度以上的、专题的所统计报告

永久

半年、季度、一般专题的工作总结、报告

长期

季度的、月份的计划、规划、控制数字；季度、月份的统计报表

短期



续附件3

档案内容

保管期限

10、所机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信等文件材料。

11、干部任免、奖惩的文件材料

所领导人任免的文件材料（党委、行政）；影响大、问题严重的所对有关人员的奖惩材料

永久

所内部机构（党委、行政）负责人的任免材料；所劳动模范、先进工作者、优秀党员等文件材料；所对有关人员的一般性的处分材料

长期

12、干部、职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料；所职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根

长期

13、所职工、党员名册

永久

14、所内党、团、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件和成员名册等文件材料

长期

15、所组织沿革、大事纪

永久

16、所财产、物资、档案等的交接凭证

长期

17、所与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料

有历史意义和长远利用价值的

永久

重要的

长期

一般的

短期

18、所关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料

重大活动的主要文件

永久

一般活动的审批手续、考察报告

长期

其它文件材料

短期

19、所与外单位之间协商工作的往来文件材料；同级单位和非隶属单位制发的非本所主管业务但要贯彻执行的文件材料

短期

20、下级报送的总结、报告、统计报表

年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告

长期

年度以下的总结、统计报告，一般专题的报告和备案的

短期

21、所处理群众来信来访的文件材料

有省以上领导重要批示和处理结果的

永久

有上级单位或所领导人重要批示和处理结果的

长期



附件4

科研课题档案归档范围

研究阶段

归档范围

科研准备阶段

科研课题审批文件、计划任务书、委托书、协议书或合同、开题报告、实施计划、调查报告、方案论证等文件。

研究实验阶段

各种载体的重要原始记录，包括实验、试制、测试的记录，试制总结、试验大纲、试验报告，计算书，设计说明书，技术经济分析报告，标准化审查报告，图纸（底图、蓝图）、图表，借用件、外购件、标准件、专用件汇总表，照片和底片及其文字说明，重要的往来技术文件，专利申请的有关文件材料等。

总结鉴定验收阶段

工作总结（包括年度总结报告和课题结束的总结报告），研究报告、论文与专著，参加人员名单，技术鉴定材料，出厂报告、质量报告、使用说明书，使用单位意见，科研投资情况及决算材料等。

成果和奖励申报阶段

成果和奖励申报材料及审批书，成果奖状和奖励证书，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

推广应用阶段

推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见和技术培训材料等。


说明：

1、归软盘、光盘时应有相应的绘图软件版本说明和软盘、光盘内容说明，同时配有全套纸质材料。

2、归档材料中有软盘、光盘时，如有必要可配有绘图软件的安装盘和安装使用说明。

3、不能只归软盘、光盘，不归纸质材料，是现阶段国家规定，以后如有改变另行通知。


附件5

科研档案归档范围

种类

归档范围

科研管理、专业会议及学术活动档案

  1. 所的科研长远规划、年度计划、上级下达的科研项目和重点项目表。

  2. 科研管理的各项规章制度，计划执行情况的阶段性报告、总结报告及年度工作总结，职工教育、培训计划及实施中形成的有关材料。

  3. 我所主持召开的专业会议、学术活动所形成的论文、学术报告、专业考察、调查报告，会议计划、领导讲话、会议总结、会议纪要、会议简报等材料。

  4. 参加国际学术会议、专家出国考察、国内、外专家来所考察所形成的文件材料及交流材料。

科技情报编辑档案

  1. 我所编辑出版的科技出版刊物的样书、原稿和审稿单等。

  2. 我所编写的科技著作、成果汇编等。

  3. 我所主编的不定期出版的刊物的底稿、审稿单和样书等。

声像档案

记载我所科研活动的声像材料，如照片、录音、录像磁带、软盘、光盘、幻灯、影片等。

仪器设备档案

  1. 仪器设备的图纸、说明书、技术操作规程、合格证、装箱单及有关的技术文件材料。

  2. 仪器设备的验收单，安装、调试记录，测定数据，性能鉴定材料等。

  3. 仪器设备的运行记录、检修记录、事故分析及处理报告。

  4. 设备大修计划及完成情况的报告。

  5. 设备移交记录，设备报废清单。


说明：

1、归软盘、光盘时应有相应的应用软件版本说明和软盘、光盘内容说明，同时配有全套纸质材料。

2、归档材料中有软盘、光盘时，如有必要可配有软件的安装盘和安装使用说明。

3、不能只归软盘、光盘，不归纸质材料，是现阶段国家规定，以后如有改变另行通知。



附件6

档案材料补充修改通知单

补充修改档案的原因：

内容：

原档案成卷时间、卷号、卷内页号：

领导签批：

备注：