林科办字〔2010〕39号

第一条  为了加强声像档案的收集和管理，有效地保护和利用声像档案，更加广泛地为林业科研技术服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局颁布的《声像档案管理办法》，结合我院具体情况，特制定本办法。

第二条  声像档案是档案的重要组成部分，是我院在科学研究、技术开发、人才培养和学术交流及其他活动中形成的，并具有保存价值的多种载体形式的文件材料。包括录音带、录像带、磁盘、光盘及相关的文字材料。

第三条  声像档案的收集与立卷归档范围：

一、反映本单位科学研究、技术开发、人才培养等主要业务活动和科技成果及工作业绩的录音、录像；

二、各级领导、著名科学家来院视察和检查指导工作及参加重大活动的录音、录像；

三、本单位领导和科学家等参加重大活动的录像；

四、本单位领导和科学家等参加重大活动的讲话录音；

五、本单位举办或承办的重大外事活动的录音、录像；

六、与其他载体档案有密切联系的声像档案。

第四条  声像档案的整理，应以有利于保持声像档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为原则。

第五条  录音、录像带要编制目录，按先后顺序标注每项内容的时间、地点、人物、主要内容。

第六条  声像档案是特殊载体的档案，它的保存与管理要符合国家规定的标准，要注意库房的温度、湿度，要经常通风，要加强防盗、防火、防磁化等安全设施建设和安全保卫工作。

第七条  声像档案的保管期限，与其他档案基本相同，分为永久、长期和短期三种。声像档案的保管期限的划分，要根据录音、录像内容所反映活动或事件的重要程度和需要保存、查考利用的年限来确定，反映重大、重要活动和主要业绩的、需要长远利用的声像档案，一般应定为永久和长期，反映一般性活动、工作成绩和事件的声像档案，则可定为短期。声像档案的保管期限具体划分为：

(一)反映本单位重大、重要活动和发展成就、成果的录音、录像，永久保存；

(二)反映上级领导和著名人物来院视察和检查指导工作及参加重大活动的录音、录像，永久保存；

(三)本单位领导和科学家等参加重大活动的录像，长期保存；

(四)记载本单位领导和科学家等参加重大活动的讲话录音，长期保存；

(五)本单位重大外事活动的录像、录音，长期保存；

(六)记录本单位重大事件，自然灾害的录像，长期保存。

第八条  声像档案的借阅，遵照《中国林科院档案借阅制度》执行。

第九条  本办法自发布之日起执行。

第十条  本办法由院办公室负责解释。