林科办字〔2010〕39号

 

第一章 总则

第一条  为了加强我院科学技术研究（课题）档案工作，完整地收集、科学地管理科技（课题）档案，充分发挥科技档案在林业科学技术现代化建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》，国家《科学技术档案工作条例》，国家科委、国家档案局《科学技术研究档案管理暂行规定》，结合我院情况，将1990年颁发的《中国林科院科学技术研究（课题）档案管理办法》修订为本办法。

第二条  课题档案工作是科研管理工作的组成部分，要列入科研计划、科研课题程序、科技成果管理工作之中。

第三条  科研工作和归档工作实行“四同步”管理：下达科研计划与布置科研文件的归档任务同步；检查计划进度与检查科研文件形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科技档案同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明同步。

第四条  为保证课题档案的完整、准确、系统、完全和有效利用，院属各单位应按照集中统一管理的原则，实行由课题组(或研究室)和业务部门立卷、归档的制度。

 

第二章 科技（课题）档案的涵义与归档范围

第五条  课题档案是在科学研究活动中直接形成的具有保存、查考价值的各种文字、图表等不同形式的科技文件。

第六条  课题档案的归档范围主要包括：

一、课题研究准备阶段

(一)科研项目、课题论证书及其有关文件材料。

(二)科研项目、课题立项、开题报告及其相关的文件材料。

二、课题在研阶段

(三)科研项目、课题计划任务书及其相关的文件材料。

(四)科研项目、课题合同、协议书及其相关的文件材料。

(五)科研项目、课题研究阶段所形成的文件材料。

(六)科研项目、课题总结阶段所形成的各类文件材料。

三、课题鉴定、验收及报奖阶段

科研项目、课题的成果鉴定、技术鉴定、成果奖励的申报与批复及其相关的文件材料。

(七)各种专业会议、学术会议的文件材料。

(八)凡是与科研课题相关的、有保存价值的，不同介质、内容的实物等各类文件材料。

 

第三章 科技文件材料的形成与积累

第七条  每个科研课题在研究过程中的各个阶段，都应形成相应的科技文件。科研课题的确定、更改、中断、撤销和完成，科研成果的鉴定、奖励等，均须有依据，有数据，有记录，做到有文字、图表、标本等凭证。科技文件的制作要符合档案的规范，文件的载体要有利于长期保存和利用。

第八条  科技文件内容要真实，统一用纸，钢笔书写。字迹图象要工整清晰，时间、地点、作者等内容齐全，便于长久保存和利用。

第九条  课题组(或研究室)、业务部门应建立科技文件积累，指定专人管理，负责科技文件的收集、积累和整理，为立卷、归档工作打好基础。

第十条  科研课题文件的整理，要遵循科研课题文件的形成规律，保持案卷内科研课题文件的系统性、科学性和有机联系，便于档案的保管与利用。一般可按研究课题的准备，研究试验，总结、鉴定、验收，成果奖励的申报和开发推广应用五个阶段整理。

第十一条  凡属科技活动中形成的、具有保存和查考价值的科技文件，均应按照规定进行整理、立卷，并定期向本单位档案部门或档案工作人员移交，实行集中统一管理，任何个人不得占为己有。

第十二条  课题档案的形成、积累和归档工作，是完成科技任务的一个标志。各单位应将此项工作作为科技人员晋升、受奖和评聘技术职务的条件之一。

第十三条  在对科研成果进行鉴定前，要由档案部门对应归档的科技文件进行检查、验收，并签字、盖章。凡是档案不完整、不准确、不系统的不能鉴定，不能开新课题，凡是文件材料不齐全、不准确的不予验收。

第十四条  档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件的形成、积累和立卷归档工作。

 

第四章 科技文件材料的立卷、归档

第十五条  所有科研课题，无论结束或中断，无论试验成功，还是失败，当其完成或告一段落时，都必须把研究工作中所形成的、具有保存和查考价值的科技文件加以整理，对文件材料进行质量检查，对不符合要求的文件材料要做补救工作。

第十六条  课题档案材料的立卷(组卷)。以一个课题、专题或一个项目为单位，将需归档的科技文件材料，组成一个或数个保管单位(卷)。

第十七条  保管单位组成后，把卷内科技文件排列顺序固定来，编写页码，填写卷内目录，拟定案卷标题，根据科技（课题）档案保管期限表和有关保密制度的规定，划分并填写保管期限和密级。

具体操作程序如下：

(一)卷内文件的排列，应根据不同的情况，按不同顺序排列。研究工作文件，按科研程序或重要程度排列；科研管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列；文字材料在前，图样在后。

(二)卷内文件页码的编写。卷内文件页码应使用打号机编号。单面书写的科技文件材料的页码编写在右下角；双面书写的科技文件材料，正面编写在右上角，背面编写在左上角。

案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。（附：卷内备考表格式）

(三)卷内目录的编制

1．顺序号：用阿拉伯数字从1起依次标注。

2．文件编号：应填写文件的文号或图样的图号。

3．责任者：应填写科技文件材料的直接编制部门或主要责任者。 

4．文件材料题名：亦称文件标题。应填写科技文件材料的全称。 

5．日期：应填写年科技文件材料形成日期。

6．页次：应填写编制科技文件材料首页上标注的页号。

7. 备注：填写需要说明的内容。

8．卷内目录应排列在案卷科技文件材料的首页之前。

 (四)案卷封面的编制

1．案卷题名的编写：案卷题名应简明扼要，应能准确揭示卷内科技文件材料的内容，案卷题名的主要内容包括项目的名称、文件内容、文种等三部分。

2．编制单位：应填写案卷内科技文件材料的形成单位或立卷单位。

3．编制日期：应填写案卷内科技文件材料的起止日期。

4．保管期限：应填写其划定的保管期限。

5．密级：依据保密规定填写。

6．档号填写：档案的分类号和案卷的顺序号。

(五)案卷装订的要求：案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠为统一A4幅面；案卷装订时必须取掉金属物；装订好的案卷应做到不压字、不倒页、无破损。

第十八条  与科技档案相应的电子档案要同时归档，归档的电子档案应使用一次性写入光盘。

第十九条  科技档案立卷后，应经课题主持人或研究室领导审查鉴定、签字后，向档案室归档。

第二十条  立卷单位在归档前须填写案卷目录、全引目录（案卷目录加卷内目录）和移交目录(各一式两份)。归档时，档案部门要根据目录进行核对。

第二十一条  研究周期在两年以内的课题，任务完成即应将科技文件整理归档；周期超过两年的，应分阶段整理归档，也可以一年一归档，暂作预立卷，在课题完成年立卷。

第二十二条  协作研究课题，由主持人单位保存一套完整的课题档案，协作单位除保存与自己承担的任务有关的档案正本外，应将复制本送交主持单位保存。

第五章 科技（课题）档案的管理

第二十三条  档案管理部门对所接收的课题档案，应本着便于保管，方便利用的精神，进行分类、编目、登记，编制检索工具和参考资料。

第二十四条  科技课题档案一般可按研究课题的准备，研究试验，总结、鉴定、验收，成果奖励的申报和开发推广应用五个阶段进行分类。

第二十五条  档案管理部门应当积极主动地向科技工作者提供科技档案信息资源服务，使科技档案在林业科学研究、科技开发等各项工作中发挥作用。同时，要对科技（课题）档案的利用及效果进行必要的调查和统计。

第二十六条  档案管理部门和档案管理人员，要定期检查科技（课题）档案的保管情况，对于破损或变质的档案，要进行修补和复制。

第二十七条  科技（课题）档案的鉴定与销毁。各研究所(中心)应定期对科技档案进行鉴定。要由主管科技（课题）档案工作领导负责，有关专业的科技人员、科技档案工作人员共同组成鉴定小组。鉴定小组要根据科技档案保管期限表，提出续存或销毁意见。需要销毁的科技档案，必须填写销毁清册，经单位负责人审批，报院档案主管部门备案，并指定专人监销。

第二十八条  借阅科技（课题）档案，要严格执行《中国林科院档案借阅规定》。立卷单位只须登记即可借阅；交叉借阅，必须征得立卷单位同意；外单位借阅，必须持单位介绍信。借阅机密的科技（课题）档案，要经单位主管业务的负责人批准；借阅人应妥善保管，保守机密，不得拆散和涂改。如需复制和带出档案室，必须经档案工作人员同意，归还档案时，双方必须当面核对清楚。

 

第六章 附则

第二十九条  本办法适用于院属各单位，各单位可根据本办法，结合本单位的具体情况，制定实施细则。

第三十条  本办法自发布之日起执行，由院办公室、科技处负责解释。1990年颁发的《中国林科院科学技术研究（课题）档案管理办法》同时废止。