林科办字〔2007〕45号

为了规范和加强我院机要文件管理，根据中央保密委员会、国家林业局保密委员会有关加强对机要文件管理的规定，制定本办法。

一、机要文件种类

机要文件指载有党和国家秘密的文件、资料，上级机关转来有关林业工作的重要指示，以及其它带密级的文件、资料等。

二、文件归口管理

中国林科院的机要文件归口院机要室管理，具体由机要秘书负责。行政公文中带有密级的文件由院办秘书负责，科技保密方面的文件、资料由院科技保密小组（科技处）负责。各所（中心）应有相应的部门和人员专门负责。院机要室负责对各单位的机要文件进行检查和监督管理。

三、收文处理

机要文件由院机要室机要人员拆封、清点、核对、签收、登记。 收文登记根据来文的先后顺序按时间、来文机关、原文件号、题目、份数、密级逐一登记，不得遗漏，来文顺序号必须按流水号，不得遗号、重号。

四、传阅

机要文件的传阅范围要严格按照规定执行，传阅过程应填写文件传阅单，送领导阅批，领导阅后退回机要室。文件传阅要直接退回机要室，不能横传。

    五、文件复制

机要文件按规定不复印不转发，但特殊情况必须要复制一份或多份的，应由机要人员请示上一级领导，经批准才可复制，并将复制份数、分发单位进行登记，按正式文件要求进行管理。

    六、清退和归档

1.机要室应在第2年的3月底前完成对上一年发出的文件、资料的催还、清退和上交工作，并办理清退手续。

    2.对带有密级的不予清退和上交的文件、资料，要在第2年3月底前进行立卷归档，移交档案室。

3.节假日期间，机要文件必须收回到机要室。

七、文件销毁

文件销毁由机要室统一组织、统一安排，到国家保密局的涉密载体回收销毁中心进行销毁。

1.登记清点当年无保留价值、重份文件和资料。

2.对清理的文件、资料填写报告清单，报主管院领导签字，经办人签字，加盖公章。

3.将销毁文件报告，一式二份，报上级保密部门备案一份，自留存一份备查。

八、本管理办法自发文之日起执行，由院保密委员会负责解释。