林科办字〔2003〕39号

 

    一、总则

    （一）为加强基本建设工程文件的归档整理工作，统一基本建设工程档案的验收标准，完整、准确地保存工程档案，结合我院实际，制定本规范。

（二）本规范适用于基本建设工程文件的归档整理以及基本建设工程档案的验收。

（三）基本建设工程文件的归档整理除执行本规定外，还应执行国家颁布的其他有关基本建设工程的相关文件。

二、基本规范

（一）建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

（二）在工程文件与档案的整理立卷，验收移交工作中，建设单位负责工程档案的人员应履行下列职责：

1.们在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议（或合同）时，应对工程文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求；

2.收集和整理工程前期准备阶段、建设阶段和竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档；

3.负责组织、检查和监督勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；

4.所有基本建设工程文件，应在工程竣工验收后1个月内，按要求向工程所在单位的档案部门移交一套符合规定的工程档案。

（三）综合档案部门应对基本建设工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收的同时，应对工程档案进行验收，并出具工程档案认可文件。

三、基本建设工程文件的归档范围及质量要求

（一）归档范围

1.对与基本建设工程有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件资料，均应收集、整理、立卷、归档。

2.基本建设工程文件的具体归档范围按照《建设工程文件归档整理规范》中的建设工程文件归档范围和保管期限表（附录A）执行。

（二）质量要求

1.归档的工程文件原则上应为原件；

2.工程文件的内容必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范和标准；

3.工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符；

4.工程文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；

5.工程文件应做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备，图纸应符合国家标准；

6.所有竣工图应是新蓝图并加盖竣工图章；

7.利用施工图改绘竣工图，必须标明更改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，应当重新绘制竣工图；

8.不同幅面的工程图纸统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

四、工程文件的立卷

（一）立卷的原则和方法

    1.工程文件立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；

    2.一个建设工程由多个子工程组成时，工程文件应按子工程组卷；

3.立卷可采用以下方法：

（1）工程文件可按建设程序划分工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；

（2）工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；

（3）监理文件可按单位工程、各子项目分部工程组卷；

（4）施工文件可按单位工程、各子项目分部工程组卷；

（5）竣工图可按单位工程、专业等组卷；

（6）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

4．立卷过程中应遵循下列要求：

（1）案卷内原则上不应有重份文件；

（2）不同载体的文件一般应分别组卷。

（二）卷内文件的排列

1.文字材料按事项、专业顺序排列、同一事项的请示与批复、同一文件的印件与定稿、主件与附件不能分开。按照“批复在前，请示在后；印件在前，定稿在后；主件在前，附件在后”的顺序排列；

2.图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；

    3.既有文字材料又有图纸的案卷，文件材料在前，图纸在后。

（三）案卷的编目

1.编制卷内文件页号的原则

    （1）卷内文件均按书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始；

    （2）页号编写位置，单面书写的文件在右下角，双面书写的文件正面在右下角，背面在左下角。折叠后图纸一律在右下角；

    （3）成套图纸或印刷成册的文件，自成一卷时，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码；

    （4）案卷封面，卷内目录，卷内考表不编写页号。

2.编制卷内目录的原则

    （1）卷内目录的编制按照《建设工程文件归档整理规范》中的卷内目录式样（附录B）执行；

    （2）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注；

    （3）责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；

    （4）文件编号：填写工程文件原有文号；

    （5）文件题名：填写文件标题的全称；

    （6）日期：填写文件形成的日期；

    （7）页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号；

    （8）卷内目录排列在卷内文件首页之前。

3.卷内备考表的编制原则

    （1）备考表的式样按照国家标准《建设工程文件归档整理规范》中的卷内备考表式样（附录C）执行；

    （2）备考表主要标明卷内文件的总页数，各类文件页数（照片张数）以及立卷单位对案卷情况说明；

    （3）备考表排列卷内文件尾页之后。

    4.案卷封面编制的原则

    （1）案卷封面的式样按照国家标准《建设工程文件归档整理规范》中的案卷封面式样（附录D）执行；

（2）档号应由分类号、项目号和案卷组成，档号由档案保管单位填写；

（3）案卷题名应简明、准确地提示卷内文件内容。案卷标题应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容；

    （4）编制单位应填写案卷内文件形成单位或主要责任者；

    （5）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期；

    （6）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限按照《建设工程文件归案整理规范》中的建设工程文件归档范围和保管期限表（附录A）执行。

    永久是指明工程档案永久保存；长期是指明工程档案保存期限等于该工程的使用寿命；短期是指明工程档案保存20年以下。

    （四）案卷的装订

    1.案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用；

    2.装订时必须剔除金属物。

    （五）卷合、卷夹、案卷脊背

    1.案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式；

    2.卷盒、卷夹尺寸按照《建设工程文件归档整理规范》中卷盒、卷夹的尺寸要求；

    3.卷案脊背的内容包括档号、案卷题名、根据内容按照《建设工程文件归档整理规范》中的卷案脊背式样（附录E）执行。

五、工程文件的归档

（一）工程文件归档应符合以下规定

    1.归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程，文件材料归档范围及文件材料的质量必须符合《建设工程归档整理规范》的要求；

2.归档文件必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷。

（二）归档时间符合以下规定

    1.根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段进行，也可以在分部工程通过竣工验收后进行；

    2.勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

（三）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理后，建设单位、监理单位根据建设工程档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。合格后向建设单位移交。

六、工程档案的验收与移交

    （一）建设单位组织工程竣工验收前，档案部门应对工程文件进行预验。

    （二）在工程档案预验收中，应重点验收以下内容

    1.工程档案齐全、系统、完整；

2.工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；

    3.工程档案已整理立卷并符合规范；

    4.竣工图绘制方法、图式及规格原则上符合专业技术标准，盖有效竣工图章；

    5.文件的形式、来源符合实际，要求单位或个人签章文件，其签章手续完备；

    6.文件材质、幅面、书写、用墨等符合要求。

    （三）建设单位必须在工程竣工验收后1个月内，向档案管理部门移交一套符合规定的工程档案。对改建、扩建和维修工程，建设单位应对原工程档案组织设计、施工单位进行修改、补充和完善，对改变的部位，应当重新编制工程档案。

（四）建设单位在向档案部门移交工程档案时，应办理移交手续、填写移交目录，双方签字盖章后交接。

七、本规范由院办公室负责解释。

八、本规范自发布之日开始执行。